Diseñando datos: Creación de un tablero de negocio amigable para analizar la rentabilidad de productos financieros

Por Jorge Hernández y Gabriela Zapata

La mayoría de las instituciones financieras reconocen que los datos deberían estar en el corazón de la toma de decisiones estratégicas. Con la tecnología desempeñando un papel cada vez más central en cada aspecto de las operaciones comerciales, los datos pueden hacer que una empresa sea más ágil, más centrada en el cliente y, ultimadamente, más rentable.

Sin embargo, el uso de herramientas avanzadas de análisis de datos todavía es relativamente nuevo y muchas instituciones están encontrando su camino. Esto les impide tomar decisiones estratégicas bien informadas, a menudo con un alto costo para éstas y sus clientes. Pero, ¿cómo puede una institución crear un entorno en el que la toma de decisiones basada en los datos se convierta en la norma en lugar de la excepción? Para empezar, las instituciones deben diseñar herramientas de análisis de datos que satisfagan las necesidades y preferencias de los usuarios dentro del negocio para garantizar que sean relevantes y realmente utilizadas.

Acreimex — la cooperativa mexicana de ahorro y crédito que ha participado en el proyecto OPTIX desde 2016 — comenzó a utilizar un modelo de negocios basado en Excel diseñado por el equipo de OPTIX para analizar la rentabilidad de los productos. Sin embargo, el equipo pronto descubrió que no bastaba con proporcionar una herramienta analítica a los gerentes; se necesitaba perfeccionar y personalizar el diseño de la herramienta con un enfoque centrado en el usuario para garantizar su utilidad y uso a largo plazo.

El análisis de rentabilidad del producto despierta interés en la toma de decisiones basada en datos

Como primer paso para implementar la toma de decisiones basada en datos dentro de Acreimex, el equipo OPTIX utilizó una herramienta basada en Excel para analizar la rentabilidad de los productos de ahorro y crédito de Acreimex. El ejercicio reveló el rendimiento financiero de cada producto y también permitió al equipo enfocarse en el impacto de las variables operacionales en la estructura general de costos y gastos de su cartera, así como combinar los rangos de valores para las variables generadoras de ingresos.

Este análisis dio como resultado decisiones innovadoras y proactivas para administrar la cartera de productos, lo que permitió aumentar la rentabilidad de los mismos. Por ejemplo, el equipo de Acreimex modificó las características clave del producto de crédito grupal, incluyendo las tasas de interés y los costos de originación del crédito, lo cual hizo que el préstamo fuera rentable en el primer ciclo de préstamo, en lugar del octavo. Tal impacto directo en el resultado financiero generó considerable interés en el potencial de este tipo de análisis entre los primeros usuarios del modelo: los gerentes de líneas de productos clave.

1. Identificación de las necesidades del usuario: Un pilar fundamental para diseñar herramientas de análisis poderosas

El interés inicial en la herramienta y el análisis que ésta permitió incluyó muchas sorpresas y aumentó las esperanzas de que los gerentes de producto utilizarían la herramienta en Excel de forma independiente. Sin embargo, contrariamente a las expectativas, el uso de la herramienta se mantuvo muy bajo en los meses posteriores al ejercicio.

Las conversaciones con los usuarios revelaron que tenían reservas sobre el uso de un archivo de Excel con innumerables hojas de cálculo que contenían fórmulas avanzadas. Temían arruinar el archivo al insertar datos en la celda incorrecta.

Se hizo evidente que, para garantizar la relevancia de la herramienta en el proceso de toma de decisiones del negocio, el diseño de la herramienta en sí debía tener en cuenta las necesidades y preferencias del usuario final.

“Para garantizar la relevancia de la herramienta en el proceso de toma de decisiones del negocio, el diseño de la herramienta en sí debía tener en cuenta las necesidades y preferencias del usuario final”

Esto significó, por un lado, comprender la relación entre el usuario y la empresa y, por el otro, desarrollar una herramienta fácil de usar para impulsar su uso. El desafío era combinar robustez con facilidad de uso para crear una herramienta que fuera relevante a largo plazo.

2. Equilibrio entre robustez y simplicidad

Después de algunas deliberaciones, el equipo de OPTIX decidió que un tablero en línea lograría el equilibrio correcto entre solidez y simplicidad. El tablero desarrollado consiste en un archivo maestro que contiene los cálculos, fórmulas e interacciones de códigos avanzados, del que se desprende una serie de archivos que contienen vistas personalizadas con solo la información relevante para cada usuario. Un “responsable principal del tablero,” designado dentro de Acreimex, tiene acceso irrestricto al modelo, mientras que otros usuarios solo pueden ingresar información o acceder a informes de salida dependiendo de su rol en la institución (tales como el coordinador de captación, gerente de recursos humanos, etc.).

Al permitir un acceso diferenciado a los usuarios con vistas personalizadas según sus necesidades, el tablero les permite a los usuarios interactuar fácilmente con la herramienta, obteniendo resultados sobre la rentabilidad de sus productos y determinando el impacto de los cambios en diferentes variables de costo e ingresos, sin sobrecargarse con funcionalidades no relevantes a su función. Estas interacciones son completamente independientes del archivo maestro y no afectan a otros usuarios.
Por ejemplo, los analistas de créditos grupales pueden acceder al módulo enfocado exclusivamente a productos que les interesan, mientras que el coordinador de la cartera crediticia puede ver una visión completa de las variables generadoras de rentabilidad para cada producto crediticio en lo individual y para el portafolio en su conjunto. Del mismo modo, los coordinadores de productos de captación y de crédito pueden probar el comportamiento de las distintas variables y visualizar los resultados de los cambios en tasas de interés, montos de préstamos o saldos de ahorro, mientras que el Gerente General, a su vez, puede ver el análisis actualizado del rendimiento de todos los productos financieros, individual o colectivamente.

El tablero también es una herramienta de colaboración para el ingreso de datos que permite que cada área del negocio aporte información al modelo financiero por separado. El acceso selectivo que el tablero proporciona a cada usuario es especialmente importante a este respecto porque hay usuarios que manejan información delicada o confidencial, como son los costos salariales y las fuentes de financiación.

Adicionalmente el potencial analítico del tablero permite al personal de Acreimex realizar evaluaciones de rentabilidad de productos de la cartera de cada usuario, de acuerdo con la información financiera y operativa que se actualiza mensualmente, de una forma colaborativa, fácil y segura. Los usuarios también pueden usar el tablero para crear casos de negocio al combinar diferentes variables y realizar análisis de sensibilidad para la toma de decisiones.

Se crearon un total de 7 “vistas” del tablero personalizadas para usuarios que ingresan información (tales como gerentes y líderes con permiso para cambiar registros) y 41 para “usuarios de consulta” (funcionarios y analistas que desean analizar datos). Cada archivo contiene privilegios de acceso únicos según el tipo de usuario. Los tableros personalizados aseguran que cada individuo tenga una interacción limpia y simple con la herramienta sin sacrificar su solidez general.

3. Diseño de procesos para lograr el uso de la herramienta a lo largo del tiempo

Para impulsar el uso del tablero ahora y en el futuro, la herramienta debía adaptarse a los procesos de Acreimex sin interrumpir las rutinas cotidianas de los usuarios. El equipo de OPTIX creó un manual completo y sencillo para apoyar el proceso de introducción al tablero y su uso que detalla cada actividad, define las funciones de los usuarios y establece cuándo se debe realizar cada actividad. Hay resúmenes en línea del manual que se adaptan a cada usuario, así como videos interactivos explicativos que facilitan a los usuarios operar el tablero como parte de sus rutinas normales.

Para dar confianza al responsable de la herramienta, él/ella mantiene el control sobre todo lo que sucede dentro del modelo en todo momento. El proceso para realizar cambios tiene puntos de control incorporados, así como flujos de autorización interactivos que generan automáticamente correos electrónicos y aprobaciones con solo tocar un botón. Estos procesos aseguran que los usuarios confíen en operar de la herramienta.

Todas las funciones se probaron con los usuarios relevantes durante varias sesiones de capacitación. Estas sesiones fueron excelentes oportunidades para recopilar comentarios valiosos que permitieron perfeccionar el tablero y garantizar su uso exitoso e impecable.

Aprendizaje: Las herramientas amigables pueden permitir la toma de decisiones basadas en datos

Al final, los usuarios del tablero de Acreimex descubrieron que la herramienta los ayudó a identificar y controlar las variables operativas que afectan la rentabilidad de cada producto, vincular la planificación estratégica y financiera a las expectativas de rentabilidad por producto y garantizar la viabilidad de nuevos productos.

Tanto los usuarios directos del tablero como los miembros del consejo directivo de Acreimex han notado la utilidad del mismo, señalando que simplifica el análisis de rentabilidad de productos en un grado que no habían experimentado antes. Los resultados han respaldado las decisiones de gestión estratégica, cuyo valor no debe ser ignorado por instituciones similares a Acreimex. Dicho análisis será aún más relevante en un entorno cada vez más competitivo y orientado a la tecnología, donde la toma de decisiones bien informada y expedita será clave para garantizar la viabilidad institucional.

¡Estén atentos al kit de herramientas que OPTIX desarrollará próximamente para permitir que otras instituciones se beneficien de este tablero!